Webcare gesprekken met één klik veilig opgeslagen in het zaaksysteem

Adequate registratie en maximaal voorbereid op de Archiefwet 2021

Veilig en foutloos wegschrijven

Gemeenten zien een forse toename in online klantcontact. Handmatig opslaan is arbeidsintensief en blijkt foutgevoelig. Wij krijgen dan ook steeds vaker de vraag hoe deze gesprekken eenvoudig, maar conform de wet en regelgeving kunnen worden opgeslagen in het zaaksysteem.
Met de zaaksysteem koppeling zorgen we ervoor dat de verschillende applicaties op elkaar aansluiten en het wegschrijven van data geautomatiseerd wordt.

Koppeling met Djuma beschikbaar

Samen met zaaksysteem Djuma ontwikkelde we een koppeling waarmee medewerkers gesprekken met één klik op de knop kunnen opslaan in het zaaksysteem. Ook in Spotler Engage wordt zichtbaar dat het gesprek opgeslagen is. Deze koppeling tussen Spotler Engage en Djuma is binnen korte tijd te implementeren.

Koppelen andere zaaksystemen

Ook koppelingen met andere zaaksystemen kunnen wij vrij eenvoudig tot stand brengen. Enige voorwaarde is dat jouw zaaksysteem beschikt over een API. ls de koppeling eenmaal staat dan zijn een efficiënt werkproces en veilige en foutloze opslag gegarandeerd.

Voordelen van koppelen met het zaaksysteem

Geschikt voor de meeste systemen

Heeft jouw zaaksysteem een API? Dan is koppelen met Spotler Engage mogelijk!

Efficient en secuur

Medewerkers kunnen efficiënter werken en de kans op fouten wordt kleiner.

Veilig en gemakkelijk

Opslag in het zaaksysteem is veilig en de gegevens zijn makkelijk te raadplegen.

“Bij de Gemeente Midden-Groningen werken we al jaren met de webcaretool van Spotler Engage. We zien, ook zaak-gerelateerd, naast het communicatiekanaal van webformulieren een duidelijke toename van verzoeken en aanvragen via social media kanalen. Mede met het oog op de Archiefwet is het voor onze gemeente heel belangrijk dat ook de informatie die via deze kanalen binnenkomt in goede, geordende en toegankelijke staat wordt vastgelegd en als zodanig wordt afgehandeld. Voor ons was de koppeling tussen onze webcaretool en zaaksysteem Djuma dan ook een logische stap die bovendien veel tijd gaat schelen. Vanaf nu wordt alle relevante informatie namelijk met één druk op de knop snel en veilig getransporteerd naar ons zaaksysteem.”

Edwin Jonkman, Adviseur informatiemanagement

Gemeente Midden-Groningen

Weten of deze koppeling interessant is voor jouw gemeente?

Laat dan hieronder jouw gegevens achter, dan nemen wij binnen één werkdag contact met je op.