Privacystatement OBI4wan

In dit privacy statement leest u hoe OBI4wan B.V. (“OBI4wan”) omgaat met de verwerking van persoonsgegevens als bedoeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) voor haar eigen verwerking van persoonsgegevens als voor de verwerking van persoonsgegevens ten behoeve van haar klanten.


OBI4wan is gevestigd te (1506 MA) Zaandam aan de Korte Hogendijk 2 en ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 53021029.

1. Voor wie is deze verklaring relevant

Deze Privacyverklaring is van toepassing op alle gebruikers van onze diensten en bezoekers van onze website. In deze privacyverklaring wordt uitgelegd hoe wij persoonsgegevens over u verzamelen, verwerken en gebruiken.

2. Wie is OBI4wan ?

OBI4wan is een besloten vennootschap gevestigd aan de Korte Hogendijk 2, 1506 MA Zaandam in Nederland en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 53021029.

3. Wat doet OBI4wan?

OBI4wan biedt software oplossingen met de volgende namen (OBI Brand Monitor, OBI Engage en OBI Bots) voor merk monitoring, gecentraliseerde digitale klantenservice communicatie met betrekking tot webcare, messaging, social media publiceren en monitoren en chatbots.

3.1 Media Monitoring & Reputatiemanagement:

Het doel van OBI Brand Monitor is om klanten in staat te stellen meer te weten te komen over hun merk, hun consumenten, hun concurrenten, en met meer zekerheid te handelen bij hun marketing en communicatie. Ten behoeve van OBI Brand Monitor krijgt OBI4wan gegevens via zoekopdrachten, webcrawling of door rechtstreeks contracten af ​​te sluiten met content providers om toegang te krijgen tot de gegevens. Deze informatie wordt vervolgens verzameld, geïndexeerd en opgeslagen in de database om de huidige trends in het merkimago te beoordelen en de klant in staat te stellen actie te ondernemen met betrekking tot deze trends. OBI4wan biedt klanten toegang tot haar database, evenals analyses van de gegevens in die database.

3.2 Webcare & Messaging

Het doel van OBI Engage is om de communicatie ten behoeve van klantenservice tussen klanten en organisaties te centraliseren. OBI Engage omvat functies met betrekking tot webcare, messaging, publiceren op sociale media en monitoring. Het combineert de sociale media-accounts die eigendom zijn van, of beheerd worden door organisaties in één tool. Dit stelt organisaties in staat om openbare en privé berichten naar klanten te sturen, content te publiceren en social media accounts te beheren.

Op basis van toestemming van de organisatie verzamelt OBI4wan de informatie met betrekking tot het sociale media-accounts en messaging toepassingen en centraliseert deze in haar oplossing, zodat deze alleen beschikbaar is voor de organisatie zelf. OBI Engage integreert ook mogelijkheden voor merk monitoring als onderdeel van het voortdurende proces van OBI4wan om OBI Engage en OBI Brand Monitor-producten samen te smelten tot één.

3.3 Insights

Het doel van OBI Insights is om klanten te helpen inzichten te verkrijgen uit hun data. Een team van professionele media analisten helpen bedrijven met inzichten in onder andere de impact, reputatie, doelgroep, mediawaarde en KPI’s van hun organisatie.

Alle inzichten, conclusies en adviezen staan overzichtelijk en helder in rapporten. Infographics, key take-outs, management samenvattingen en de huisstijl van de klant organisatie brengen de data tot leven. Zo kan verkregen de klant de informatie direct delen met zijn stakeholders.

3.4 Chatbots & Communicatie:

Het doel van OBI Bots is om klanten 24/7 automatisch te helpen vragen van klanten te beantwoorden via digitale kanalen gecombineerd in één oplossing. Dit omvat o.a. live chat, berichten en sociale media-accounts (Facebook messenger, Whatsapp, Twitter DM en aangepaste kanalen).

Deze automatische antwoorden zijn vastgesteld door de organisatie en de chatbot is getraind om vragen te herkennen op basis van eerder gevoerde conversaties door de organisatie zelf, zodat deze zijn klantenservice functies kan uitvoeren. Merk op dat de medewerkers van de klanten van OBI4wan ook berichtinhoud kunnen creëren en uitwisselen via OBI Chatbot.

4. Waarom we persoonsgegevens verzamelen en uit welke bronnen

OBI4wan verzameld informatie, waaronder ook persoonsgegevens, uit een groot aantal bronnen om de bovengenoemde diensten te kunnen verlenen aan haar klanten. OBI4wan verzameld twee soorten informatie, namelijk publiekelijk beschikbare informatie uit het publieke domein en private informatie van een specifieke klant.

4.1 Publiekelijk beschikbare informatie

Publieke beschikbare informatie, is informatie die niet direct van de betrokkene is verkregen maar door de betrokkene uitdrukkelijk openbaar is gemaakt op het Internet door deze te publiceren op openbare websites, internet fora en sociale media platformen. Deze publiek beschikbare informatie wordt verkregen door middel van zoekopdrachten, webcrawling of door rechtstreeks contracten af ​​te sluiten met content providers om toegang te krijgen tot de gegevens.

Deze publiekelijk beschikbare informatie kan de volgende persoonsgegevens bevatten:

  • Identificatiegegevens: naam, gebruikersnaam, handle of andere identifier;
  • Berichtinhoud: de berichtinhoud gepubliceerd onder die naam, gebruikersnaam, avatar of andere identificatie (bijv. opmerkingen, uitdrukkingen, meningen, berichten, enz.);
  • Audio/visuele informatie: profielfoto of andere afbeeldingen of video’s die zijn gepost of waarmee interactie is geweest;
  • Locatie-informatie: locatie (detail niveau hangt af van wat geleverd door gegevensbron). (is bewust geactiveerd door de gebruiker zelf)

4.2 Private informatie

Private informatie, is informatie die door de klant onder artikel 5 van de AVG is verkregen van de betrokkene en waarvoor OBI4wan slechts optreedt als de verwerker van die informatie in opdracht van de klant. Deze informatie wordt exclusief gebruikt om die specifieke klant te ondersteunen met haar klantcommunicatie door middel van een SaaS platform van OBI4wan.

Deze private informatie kan de volgende persoonsgegevens bevatten:

  • Identificatiegegevens: naam, gebruikersnaam, handle, of andere identifier;
  • Berichtinhoud: de inhoud gepubliceerd onder die naam, gebruikersnaam, handle, of andere identificatiegegevens (bijv. opmerkingen, uitdrukkingen, meningen, berichten, enz.);
  • Audio/visuele informatie: profielfoto of andere afbeeldingen of video’s die zijn gepost of waarmee interactie is geweest;
  • Demografische informatie: interesses en geslacht;
  • Locatie-informatie: locatie (detail niveau hangt af van wat geleverd door gegevensbron). (is bewust geactiveerd door de gebruiker zelf)

4.3 Informatie bronnen

OBI4wan verzamelt, verwerkt en slaat zowel publiek beschikbare informatie als private klantinformatie op uit o.a. de volgende platformen en websites:

  • Social media platformen
  • Review websites
  • Fora
  • Weblogs
  • Nieuws websites

Daarnaast biedt OBI4wan haar klanten ook, onder betaalde licentie, content aan van kranten, uitgevers en platformen.

5. Hoe we uw persoonlijke gegevens gebruiken

OBI4wan gebruikt de verzamelde informatie, inclusief eventuele persoonsgegevens, om de in paragraaf 3 genoemde diensten te leveren aan onze klanten.

Onze wettelijke basis voor dit soort gegevensverwerking is dat we een legitiem belang hebben voor onze bedrijfsvoering en het leveren van onze diensten aan onze klanten, waaronder het leveren van technologie die onze klanten in staat stelt met meer zekerheid te handelen op een manier die gemakkelijk en gebruiksvriendelijk is..

De rechtsgrond voor onze verwerking van gegevens kan echter ook zijn wanneer we uw toestemming hebben (bijvoorbeeld wanneer toestemming vereist is om bepaalde marketingcommunicatie te verzenden) of wanneer de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen (bijvoorbeeld wanneer we verzoeken van regelgevende instanties ontvangen).

6. Hoe lang we uw Persoonsgegevens bewaren

6.1 Publiekelijk beschikbare informatie

Informatie die OBI4wan verzamelt uit publieke bronnen wordt bewaard voor een periode van 3 jaar. Dit geeft de klanten van OBI4wan de mogelijkheid om een informatie te vergelijken met voorgaande periodes en analyses te maken op basis van historische data. Na een periode van 3 jaar wordt deze data permanent verwijderd uit onze databases en niet opnieuw verzameld.

6.2 Private Informatie

De private informatie die OBI4wan verwerkt voor haar klanten wordt bewaard in overeenstemming met de bewaartermijn voor informatie van de klant. De klant bepaald hoelang de informatie bewaard dient te worden en als de klant haar overeenkomst met OBI4wan beëindigd wordt alle private informatie van de klant permanent verwijderd uit alle systemen en databases van OBI4wan.

De enige mogelijke uitzondering op de bovengenoemde bewaartermijnen is als OBI4wan wettelijk verplicht is om deze informatie langer te bewaren of het verzoek krijgt van een betrokkene om zijn/haar informatie te verwijderen.

7. Met wie we uw Persoonsgegevens kunnen delen

7.1 Intern

Voor de verwerking van informatie en het ondersteunen van klanten is het noodzakelijk dat medewerkers van OBI4wan toegang hebben tot de verzamelde en opgeslagen informatie. Het is het beleid van OBI4wan om het aantal medewerkers met toegang tot de informatie tot een minimum te beperken. Daarnaast hebben alle medewerkers van OBI4wan een geheimhoudingsverklaring ondertekend.

7.2 Klanten

De verzamelde informatie wordt door OBI4wan alleen ter beschikking gesteld aan klanten via haar SaaS producten. De publiekelijke beschikbare informatie kan met alle klanten gedeeld worden. De private informatie wordt alleen ter beschikking gesteld aan de klant waarvoor de informatie is verzameld en wordt nooit gedeeld met derde.

7.3 Subverwerkers

Voor het verzamelen, verwerken en opslaan van informatie maakt OBI4wan gebruik van zgn. sub-verwerkers. Deze subverwerkers maken onderdeel uit van het productieproces en het is daarom technisch noodzakelijk dat deze partijen toegang verkrijgen tot de informatie. De subverwerkers zijn echter niet gerechtigd om de informatie in te zien of te gebruiken voor eigen doeleinden. OBI4wan heeft overeenkomsten met al haar subverwerkers waarin het gebruik van deze informatie beschermd wordt van gebruik en misbruik.

8. Hoe we uw persoonlijke gegevens beschermen

8.1 Bescherming van persoonsgegevens

OBI4wan voldoet aan de wetgeving zoals is vastgelegd in de Algemene verordening gegevensbescherming (“AVG”) en doet er als verwerker van persoonsgegeven ook alles aan om de rechten van de betrokkene te beschermen.

OBI4wan heeft een Functionaris Gegevensbescherming (“FG”) aangesteld die binnen de organisatie toezicht houd op de op de toepassing en naleving van de Algemene verordening gegevensbescherming.

8.2 Informatiebeveiliging

OBI4wan is voor haar informatiebeveiliging ISO 27001 gecertificeerd. Het informatiebeveiligings managementsysteem van OBI4wan is gedocumenteerd en wordt jaarlijks geaudit door een onafhankelijke externe partij.

8.3 Service voorwaarden

OBI4wan levert haar diensten onder de service voorwaarden van de sociale media platformen waarvan de informatie is verkregen. OBI4wan wijzigt de berichten niet en zet de informatie ongeredigeerd door aan haar afnemers.

OBI4wan maakt ook geen gebruik van algoritmen om geautomatiseerde beslissingen over u te nemen die in strijd zijn met de toepasselijke wetgeving of op een manier die een aanzienlijk juridisch effect heeft.

9. Waar we uw gegevens opslaan

OBI4wan maakt voor de verwerking en opslag van de informatie gebruik van een tweetal beveiligde Nederlandse datacenters. Gezien de grote hoeveelheid aan data maakt OBI4wan daarnaast ook gebruik van cloud diensten van gerenommeerde aanbieders als Google Cloud en Amazon Web Services. Alle persoonsgegevens worden opgeslagen en verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte.

10. Uw privacy rechten

U heeft rechten met betrekking tot uw gegevens onder de toepasselijke wetgeving inzake gegevensprivacy. Afhankelijk van de toepasselijke wetgeving kunt u:

  • toegang vragen tot de Persoonsgegevens die we over u hebben;
  • ons vragen om uw Persoonsgegevens bij te werken, te corrigeren, te verwijderen, af te melden voor de verkoop of deze te blokkeren;
  • verzoeken dat we het verdere gebruik van alle persoonlijke gegevens die we over u hebben, stopzetten;
  • een klacht indienen over ons gebruik van uw Persoonsgegevens bij de gegevensbeschermingsautoriteit van het land waarin u woont. Als u een klacht heeft over onze gegevens praktijken, hopen we dat u eerst contact met ons opneemt, zodat we een kans hebben om uw zorgen weg te nemen;
  • niet worden gediscrimineerd voor de uitoefening van uw privacyrechten.

Om een ​​van deze rechten uit te oefenen, ons vragen te stellen, zorgen te uiten of een kopie van deze verklaring in een ander formaat aan te vragen, dient u een verifieerbaar verzoek bij ons in via:

  • ons een e-mail sturen op privacy@obi4wan.com;
  • of

  • bel ons op 085- 210 5060
  • Alleen u, of een persoon die u hebt gemachtigd om namens u te handelen, mag een verzoek indienen met betrekking tot uw Persoonsgegevens. Als u een verzoek indient via een gemachtigde agent, moet de agent een ondertekende schriftelijke toestemming overleggen om namens u op te treden, en het kan ook zijn dat u uw identiteit onafhankelijk bij ons moet verifiëren.

    Om uw persoonlijke gegevens te beschermen, kunnen we u vragen om aanvullende persoonlijke gegevens te verstrekken, zodat we uw identiteit kunnen verifiëren. Alle informatie die u verstrekt, wordt alleen gebruikt als onderdeel van het proces om uw identiteit te bevestigen en uw verzoek te voltooien. Om uw persoonlijke gegevens te beschermen, kunnen we, als we uw identiteit niet kunnen verifiëren, niet aan uw verzoek voldoen.

    Nadat u een verzoek hebt ingediend, kun je binnen een redelijke termijn een eerste antwoord verwachten van het OBI4wan Privacy Team, afhankelijk van waar je woont. Behalve waar de wet dit niet vereist of ons toestaat om dit te doen, zal alle informatie die we van u hebben, worden verstrekt in een gemakkelijk toegankelijk en draagbaar formaat zodra we uw verifieerbare verzoek hebben ontvangen. We zullen ons houden aan de juiste reactie tijdlijn die op u van toepassing is, afhankelijk van waar u woont. We kunnen indien nodig extra tijd vragen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.