Privacystatement OBI4wan

In dit privacy statement leest u hoe OBI4wan B.V. (“OBI4wan”) omgaat met de verwerking van persoonsgegevens als bedoeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) voor haar eigen verwerking van persoonsgegevens als voor de verwerking van persoonsgegevens ten behoeve van haar klanten.

OBI4wan is gevestigd te (1506 MA) Zaandam aan de Korte Hogendijk 2 en ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 53021029.

Verzamelen van openbare data

OBI4wan biedt oplossing voor online- en offline media monitoring, webcare, chatbots en media insights. Klanten gebruiken de OBI4wan software applicaties om openbare bronnen te doorzoeken voor o.a. opinies, nieuws, vragen en klachten aan de hand van hun bedrijfsnaam en/of onderwerpen waarin ze geïnteresseerd zijn.

Om dit mogelijk te maken verzamelt OBI4wan openbare data. Hiervoor maakt OBI4wan gebruik van een online zoekmachine waarmee openbare bronnen als social media, blogs, nieuwssites en fora wordt doorzocht. Daarnaast ontvang OBI4wan direct openbare data van leveranciers, conform de afspraken met die leveranciers, het privacybeleid en de gebruiksvoorwaarden.

Deze openbare data kan echter ook persoonsgegevens bevatten van personen die actief informatie delen op internet. Hierbij valt te denken aan o.a. de profielnaam, profielfoto, profieltekst en bio, auteurs locatie (indien ingeschakeld door de gebruiker) en de inhoud van berichten. Soms bevatten deze social mediaberichten bijzondere persoonsgegevens, bijvoorbeeld ten aanzien van politieke gezindheid of iemands levensovertuiging. OBI4wan gebruikt deze bijzondere persoonsgegevens niet.

Alle gegevens die OBI4wan verzamelt zijn door gebruikers van sociale media duidelijk openbaar gemaakt via hun openbare profiel. OBI4wan is Verwerkingsverantwoordelijke voor de data die op bovenstaande wijze is verkregen uit openbare bronnen en respecteert de privacy van de personen die de informatie hebben gedeeld of in de gedeelde informatie worden vermeld.

Verzamelen van niet-openbare data

Daarnaast verzamelt OBI4wan ook data in uitdrukkelijke opdracht van de klant, via kanalen als Facebook Messenger, Twitter DM, Chat en WhatsApp. Deze data wordt exclusief door de klant gebruikt om digitale communicatie tussen die klant en haar belanghebbende mogelijk te maken. Deze data kan persoonsgegevens van natuurlijke personen bevatten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een e-mailadres, bankrekeningnummer, geboortedatum etc. Deze gegevens worden ook vastgelegd in de oplossingen van OBI4wan. Voor deze data is de klant als opdrachtgever de verwerkingsverantwoordelijke en is OBI4wan de verwerker. OBI4wan heeft ten behoeve van deze data Verwerkersovereenkomsten gesloten met haar klanten en verwerkt de data volledig volgens de richtlijnen van de Verwerkersverantwoordelijke en gebruikt deze data niet voor andere doeleinden.

Doeleinden verwerking

Persoonsgegevens worden verwerkt om op een goede en effectieve wijze onze producten en diensten te leveren aan onze klanten. Dit houdt in dat wij persoonsgegevens verwerken voor de volgende doeleinden:

  1. het doorzoekbaar maken van openbare media;
  2. het bieden van diensten en producten aan onze klanten;
  3. het uitvoeren van trend- en statistische analyse;
  4. om onze websites, tools en bijbehorende technologieën te analyseren, te onderhouden, te beveiligen en te optimaliseren;
  5. om te voldoen aan de toepasselijke wet- en regelgeving.

Verstrekking van persoonsgegevens

Voor het verwerken van persoonsgegevens kan OBI4wan gebruik maken van andere dienstverleners. Deze dienstverleners zullen optreden als (sub)verwerker en de persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van OBI4wan verwerken. Met deze (sub)verwerkers sluit OBI4wan een verwerkersovereenkomst.

Europese Economische Ruimte

OBI4wan slaat haar (klanten) data op binnen de Europese Economische Ruimte.

Website

OBI4wan ontvangt persoonsgegevens die worden ingevuld op de contactpagina van onze website om verzoeken via deze pagina correct te kunnen behandelen. Daar wordt o.a. naam, e-mailadres en telefoonnummer gevraagd. Deze informatie wordt alleen gebruikt voor het doel waarvoor het verkregen is en daarna wordt de informatie vernietigd. Deze informatie kan gedeeld worden met partners, waar OBI4wan een Samenwerkingsovereenkomst en Verwerkersovereenkomst mee heeft.

Klanteninformatie

OBI4wan verwerkt bepaalde persoonsgegevens van klanten om de dienstverlening aan hen goed te kunnen uitvoeren. Het gaat hierbij om naam en contactgegevens van de klant of de contactpersoon die namens de klant handelt, zoals: adresgegevens (voor onder andere trainingsbezoeken, klantrelatie onderhoud en tevredenheidsonderzoeken), e-mailadres (optioneel bij registratie via de website)), telefoonnummer, IP-adressen en bankgegevens (voor betalingen).

Recruitment

Middels het reageren op een vacature op de website of het toesturen van de persoonsgegevens als open sollicitatie, via e-mail of de website, geeft de kandidaat toestemming aan OBI4wan om de ontvangen persoonsgegevens te bewaren tot in ieder geval 4 weken na het sluiten van de openstaande vacature.

Sollicitanten kunnen toestemming geven om hun gegevens langer te bewaren. Bijvoorbeeld omdat er op een later tijdstip mogelijk een passende functie komt. Een termijn van maximaal 1 jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure is hiervoor gebruikelijk.

Beveiliging

OBI4wan heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies en onrechtmatige verwerking tegen te gaan. OBI4wan doet dat onder andere door:

  1. het opstellen, onderhouden, controleren en naleven van procedures;
  2. fysieke toegangsbeveiliging;
  3. digitale toegangsbeveiliging;
  4. communicatie Beveiliging (onder andere encryptie);
  5. het scheiden van omgevingen en data;
  6. monitoring, waaronder onder andere (toegang, beschikbaarheid en wijzigingen);
  7. interne en externe audits.

OBI4wan is ISO 27001 gecertificeerd en de informatiebeveiliging wordt jaarlijks gecontroleerd door middel van een audit door een onafhankelijke deskundige externe partij.

Verzet, inzage, correctie en verwijdering persoonsgegevens

OBI4wan bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel van de verwerking. Bovendien verwijdert OBI4wan de gegevens die door de gebruiker van een social media platform zelf worden verwijderd. Dit gebeurt op twee manieren: enerzijds doen we dit zodra wij een melding krijgen van het social media netwerk door middel van een ‘compliance stream’. Anderzijds, als dit niet door het netwerk wordt aangeboden, verwijderen wij het bericht zodra door ons te zien is dat het initiële bericht is verwijderd op het social media platform. Dit gebeurt op het moment dat wij, indien toegestaan door het social media platform, het bericht opnieuw proberen op te halen.

U kunt persoonsgegevens die op u betrekking hebben inzien, laten corrigeren of onder omstandigheden laten verwijderen. De contactgegevens van OBI4wan treft u onderaan de pagina.

Wijzigen van het privacystatement

OBI4wan kan dit privacystatement aanpassen. Wij raden u aan dit privacystatement regelmatig te bekijken.

Contact

Vragen over dit privacystatement kunnen – o.v.v. “Privacystatement” – worden gericht aan:

OBI4wan B.V.
t.a.v. Michel Spee
Korte Hogendijk 2
1506 MA Zaandam
E: michel@obi4wan.com of via ons contactformulier.

Dit privacystatement is voor het laatst gewijzigd op 05-06-2018.