Stoom jouw onderwijsinstelling klaar voor online voorlichting – 7 tips

Tijdens de voorlichtingsperiode loop je als communicatieprofessional tegen een aantal uitdagingen aan op het gebied van digitaal contact en social media. Overzicht houden op al je kanalen en accounts is daar één van. Mbo’s, hbo’s en universiteiten hebben veel verschillende kanalen en accounts. Je zit al snel aan 5 Facebookpagina’s en dan komen de andere kanalen er nog bij. Zo heb je te maken met de corporate accounts van jouw onderwijsinstelling, maar is het in veel gevallen óók nog eens zo dat er per opleiding, faculteit of instituut verschillende accounts zijn.

Zorg ervoor dat je het overzicht houdt op alle accounts van jouw onderwijsinstelling, en voorkom wildgroei. De volgende stap is om de communicatie via al deze verschillende kanalen goed te stroomlijnen en op elkaar af te stemmen, zeker in de voorlichtingsperiode. Met een social media monitoring tool hou je gemakkelijk overzicht over al deze accounts, de ingeplande berichten vanuit de accounts en de binnenkomende reacties.

Als communicatieadviseur ben je ongetwijfeld regelmatig bezig met doelgroepbepaling. Wie is je doelgroep en welke kenmerken hebben zij? Het kiezen van een social mediakanaal is minstens zo belangrijk. Er is namelijk een enorm verschil in het type gebruikers op Facebook en Instagram. Ook LinkedIn kent weer een eigen doelgroep.

Wat we gezien hebben is dat Facebook vaak het kanaal is waar de ouders en de ‘oudere’ studenten zitten. Dit betekent dat je als universiteit wellicht nog wel te maken hebt met studenten die zich op Facebook bevinden, maar dat die kans bij mbo’s een stuk kleiner is. Die jonge doelgroep is actief op de nieuwste kanalen, zoals TikTok en Snapchat. Wees je hiervan bewust en kijk wat voor jouw onderwijsinstelling geschikte kanalen zijn om te communiceren. Vergeet daarbij vooral de ouders van de studenten niet. In praktijk blijkt namelijk dat de ouders vaak vergeten worden en er in de tone of voice voornamelijk aandacht is voor de jonge doelgroep, terwijl ouders wel een belangrijke rol spelen bij de keuze voor een studie.

In het grafiek hieronder is het verschil tussen jongeren en volwassenen zeer goed te zien. Wanneer we naar de openbare social mediakanalen kijken, is bij 20 jarigen en ouder Facebook het grootste kanaal. In de leeftijdscategorie 15-19 jaar wordt Facebook juist zeer minimaal (3%) gebruikt.

Gebruik vooral Instagram om de interactie te zoeken met de doelgroep. Durf daarbij ook te kiezen voor videoverslagen of Instagram Reels in plaats van statische plaatjes.

Als er één doelgroep te noemen is die bij uitstek géén 9 tot 5-mentaliteit heeft, dan is dat wel de doelgroep studenten. Overdag volgen ze colleges of slapen ze rijkelijk uit, ‘s avonds komen ze tot leven en scrollen ze eindeloos door tijdlijnen en stories heen. Hou er dus in jouw voorlichtingsperiode rekening mee dat jouw posts en stories niet per se op werkdagen tussen 9 en 5 bekeken worden door potentiële studenten. Het vooraf inplannen van jouw berichten biedt uitkomsten. Zo zorg je ervoor dat jouw onderwijsinstelling op verschillende momenten van de dag zichtbaar is in de tijdlijn van jouw doelgroep. Dus óók in het weekend en in de avonduren.

Extra handig: Maak bij het inplannen van berichten en het monitoren van reacties gebruik van tags. Zo kun je op een later moment precies zien hoeveel informatie over welke opleiding of welk onderwerp is uitgestuurd en voor hoeveel interactie dit heeft gezorgd. Taggen maakt jouw werk achteraf makkelijker, omdat het berichtgeving direct inzichtelijk maakt. Tag bijvoorbeeld vragen, klachten of complimenten en voorzie ze ook van een tag met het onderwerp waarover deze berichten gaan. In je rapportage kun je hier vervolgens op rapporteren en hier lering uit trekken. Zorg er wel voor dat je met een concreet plan van start gaat. Zo kun je samen met het team de juiste tags opstellen, waardoor er een juiste categorisering ontstaat.

Efficiëntie is key, zeker in deze extra drukke periode. Zorg daarom dat je voorbereid aan de slag gaat. Welke verhaallijnen willen jullie de komende periode uitdragen? Schrijf je verhaal uit per doelgroep, zodat je zeker weet dat de tone of voice straks kloppend is met het kanaal. Hiermee bepaal je indirect ook in grote lijnen de content en weet je zeker dat deze goed aansluit bij de lezer. Maak hierbij ook gebruik van een contentkalender: zet belangrijke momenten in een kalender en werk er content-technisch naartoe. Dit kost je minder moeite en levert je zelfs tijdswinst en overzicht op.

Hiermee dwing je jezelf meteen een hele set aan content te maken waar een goede voorbereiding aan ten grondslag ligt. Door deze voorbereiding hoef je niet meer ad hoc te werken, zul je zien dat het makkelijker is om content te maken en ben je uiteindelijk minder tijd kwijt.

Vaak beseffen onderwijsinstellingen niet volledig dat ook de studenten zelf kunnen helpen met het creëren van content. Studenten zijn veelal goed in staat een verhaal over te brengen via online platformen. Een bijkomend voordeel is dat zij de taal van de potentiële studenten spreken. Ben jij als communicatieadviseur ouder dan 27 jaar? Laat het maken van TikToks dan over aan een huidige student. Zij spreken goed de taal, en zijn volledig op de hoogte van trending dansjes en nummers.

Een mooi voorbeeld van het inzetten van user generated content is wat we zien bij Hogeschool Rotterdam. Het afgelopen jaar zijn er meer dan 200 studenten getraind om een Instagram Live Q&A te hosten. De gedachte is simpel: door studenten, voor toekomstige studenten. Door te vertellen vanuit de beleving van een leeftijdsgenoot, komt de school uiteindelijk veel geloofwaardiger over. Door hierbij Instagram te kiezen, kies je voor een platform waarop de betreffende doelgroep te vinden is.

Werven is meer dan alleen het zenden van belangrijke informatie en aanwezig zijn op relevante kanalen. Er zullen ook vragen worden gesteld door potentiële studenten en hun ouders. Wees er dus op voorbereid dat jouw berichten reacties en vragen zullen oproepen die een antwoord vereisen.

Moet je dan overal op reageren? Ja, absoluut! Het is de kans om persoonlijk in contact te komen met die student en hem of haar te voorzien van de juiste of ontbrekende informatie. Een social media monitoring- en webcare tool zorgt ervoor dat vragen en reacties over jouw onderwijsinstelling en opleiding gestroomlijnd binnenkomen. Je kiest zelf of je dit per kanaal wil laten binnenkomen, per onderwerp of per opleiding. Medewerkers kunnen vanuit één overzichtelijk dashboard direct op deze berichten reageren, ongeacht het kanaal.

Het kan zijn dat er weinig reacties of likes binnenkomen. Is dit erg? Niet echt. Verreweg de meeste social mediagebruikers zijn ‘lurkers’: de stille gebruiker die wel volgt, maar nooit je berichten zal liken, beantwoorden of reageren. Kijk daarom vooral verder dan alleen de likes, shares en reactie: wat is het bereik? Hoe beter de content aansluit bij de doelgroep, hoe meer podium het platform jou zal geven.

Daarnaast geven de eerder genoemde tags je bij het rapporteren van jouw communicatie inspanningen een helder inzicht in welke platformen, onderwerpen of opleidingen voor de meeste vragen of reacties zorgen. Deze inzichten helpen je om de informatievoorziening op jouw website of socials aan te scherpen.