Eventmonitoring: deze rol speelt social media bij jouw evenement

Evenementen zijn erg in trek en komen in alle soorten en maten. Met het zomerseizoen voor de deur bereiden wij ons massaal voor op festivals, maar ook de Nijmeegse Vierdaagse krijgt landelijk veel aandacht. Of je nou een groot of een klein evenement organiseert, social media speelt een belangrijke rol tijdens evenementen. We delen foto’s dat we aanwezig zijn, stellen online vragen en we delen graag live onze ervaring. Social media helpen je met het breder bekendmaken van het event, maar zijn ook een middel om je event in de aanloop naar, tijdens en achteraf in goede banen te leiden. Reden genoeg om als organisator aan event monitoring te denken. In dit blog nemen we je mee in eventmonitoring aan de hand van een aantal voorbeelden en geven wij je 7 tips mee voor het online monitoren van je evenement.

Een goede voorbereiding is het halve werk

Voor een evenement zijn we onder andere druk bezig alles op te zetten, te zorgen dat we de juiste vergunningen krijgen én zijn we bezig met veiligheid. Maar hoe zit het met social media, waar veel van je bezoekers zich zullen bevinden? In de aanloop naar het evenement zou social media al een onderdeel van het plan van aanpak moeten zijn. Honderden of zelfs duizenden bezoekers komen op jouw evenement af. Toch kun je via social media vooraf al mogelijke problemen signaleren, waarop je je communicatie kunt afstemmen. De eerste stap in het monitoren van een event is daarom het verzinnen van een unieke naam.

Tip: Bedenk een unieke naam voor jouw evenement of campagne.

Als je het succes van je evenement goed wilt doormeten op social media is het belangrijk op een juiste en goede manier te monitoring. Goede voorbeelden: ‘Best Kept Secret’ gebruikt de hashtag #bks16 en Valtifest is ook een generieke naam. Beide zijn uniek en herkenbaar. Namen als ‘Hét bierfestival’ zijn niet uniek of herkenbaar. Niet alleen is een unieke naam voor monitoring belangrijk, ook voor de branding van je event. Aan de hand van jouw unieke naam kun je een unieke hashtag bedenken. Hashtags zorgen voor engagement met de bezoekers, maar maken het ook gemakkelijker om de berichtgeving omtrent jouw evenement te monitoren. De volgende stap in het monitoren van jouw evenement is het instellen van real time alerts.

Tip: Stel voor je campagne of event, real time alerts en zoektermen in. Alerts kunnen variëren van doel. Zo is het mogelijk om alerts in te stellen als het volume extreem stijgt ten opzichte van het gemiddelde, wanneer bekende mensen over jouw merk praten óf wanneer situaties uit de hand dreigen te lopen. In dit laatste geval zul je je bezighouden met het formuleren van een zoekopdracht met jouw merknaam en hashtag in combinatie met woorden als brand, diefstal, gewond, onweer, storm etc.

Real time monitoring zorgt voor real time inzichten tijdens je event

Ten tijde van je event of campagne wil je direct weten wanneer er iets gebeurt. Bijvoorbeeld wanneer er een grote storm uitbreekt, of wanneer er iemand onwel wordt. Campagne-wise zou je bijvoorbeeld direct willen weten wanneer een stakeholder of influencers over je merk of event praat. Hiervoor stel je alerts in of hou je het event nauwlettend in de gaten door middel van een narrowcasting scherm, die realtime data toont rondom specifieke zoekopdrachten.

Zoektermen zijn per evenement verschillend. Zo zal de organisatie van de Nijmeegse Vierdaagse zoeken op de officiële naam en hashtags, aangevuld met informatie over warmte en blessures. Bij een festival zullen de zoekwoorden meer richting het weer, alcohol- en drugsgebruik en escalaties gaan. Hou tijdens het evenement pieken in deze zoekopdrachten in de gaten en handel waar nodig.

Tip: Breng live verslag uit van je evenement

De laatste ontwikkelingen op het gebied van social media maken het mogelijk om live te laten zien wat er tijdens je evenement gebeurt. Instagram Stories en Snapchat zijn populair, maar ook Facebook live wordt steeds meer gebruikt tijdens evenementen. Uiteraard zijn ook andere platformen als Instagram (Stories) en Snapchat goede media om tijdens een event te gebruiken. Maak hier vooraf keuzes in en verwijs duidelijk naar de platformen.

Tip: Stel topics samen. Welke onderwerpen of kernwaarden van je campagne wil je apart meten?

Elke campagne of event heeft een aantal kernwaarden. Meet door middel van topics in hoeverre mensen het op jouw event bijvoorbeeld hebben gehad over voedsel, bekijk welke artiesten of optreden het meest populair waren op social media of welk gedeelte van je campagne het best scoorde. Denk goed na over de zoekvragen van je topics om het meeste uit je campagne- of event- monitoring te halen.

Tip: Monitor niet alleen tijdens het event, maar ook ervoor of erna. 

Webcare is inmiddels gemeengoed geworden en ook tijdens evenementen banen mensen zich een weg naar social media met (praktische) vragen en klachten. Niet reageren is niet meer van deze tijd. Reageer daarom op berichten die aan jou gericht zijn en help je bezoeker op weg. Krijg je vaak dezelfde vraag voorafgaand aan een evenement? Dan kun je ervoor kiezen een extra bericht naar je bezoekers te sturen, bijvoorbeeld per e-mail of via de eventpagina op Facebook.

Zo maakt MOJO events, organisator van vele concerten en festivals, voor elk evenement dat zij organiseren een event aan op Facebook. Op deze eventpagina’s worden bezoekers van het evenement op de hoogte gehouden van praktische zaken, zoals aanvangstijden. Hiermee bereiken zij bezoekers die naar het concert komen en zijn zij in staat om vooraf al zo veel mogelijk informatie te geven, waarmee het evenement soepeler verloopt.

MOJO entertainment obi4wan

Het Nederlandse Rode Kruis gaat hierin nog een stapje verder. Door middel van het monitoren van de juiste woorden, zijn zij tijdens de Nijmeegse Vierdaagse in staat om proactief online hulp te verlenen.

Nazorg is belangrijk

Om een goed beeld te krijgen van de berichtgeving rondom jouw evenement is het van belang dat je breder kijkt dan alleen de dagen van jouw event. Na het event verleen je een stukje nazorg via social media. Zo zijn er altijd mensen die hun ervaring met je willen delen. Grijp feedback van gasten aan om het volgend jaar nóg beter te organiseren.

Tip: Gebruik feedback van bezoekers en data van de monitoring om een rapportage en evaluatie te maken over het verloop van je evenement

Gebruik ook de data om een analyse te maken van je eigen evenement, door een rapport met activiteit uit te draaien. Waar spraken we over tijdens het event? Hoeveel berichten waren aan ons gericht? En hoeveel klachten en complimenten zijn er binnengekomen? Wanneer je vaker een event organiseert, ben je in staat de resultaten van voorgaande jaren met elkaar te vergelijken, zoals bijvoorbeeld onderstaande grafiek over het volume rondom Pinkpop. Analyses geven je de mogelijkheid om verbeterpunten en successen te meten en van hieruit verder te ontwikkelen tot een nóg succesvoller evenement.

Tip: Stel de data die je wil gebruiken van je campagne samen voor het bepalen van unieke doelgroepen voor bijvoorbeeld social advertising of focusgroepen voor verder onderzoek.

Als laatste stap in het monitoren van jouw evenement is het daarom van belang dat je bekijkt welke doelgroepen jij hebt bereikt en hoe jij hen kan targeten. Doordat je nu weet wie er over je campagne heeft gesproken, kun je deze mensen samenvoegen in een groep. Deze groep kan bijvoorbeeld zijn: mensen die van festivals, elektronische muziek en bands houden. Trek je conclusies uit deze doelgroep middels research en zet deze doelgroep in voor social advertising. Bekijk waar deze doelgroep nog meer over praat om sponsoren te bepalen, check waar deze doelgroep actief is om de inzet van advertising te bepalen. 

Organiseer jij een evenement en ben je benieuwd naar de kansen van monitoring? Neem dan contact met ons op!

Recommended Posts