7 tips voor ijzersterke public relations

Linsey • 6 minuten leestijd • 11/06/2019
Featured image

Er is nog veel te verbeteren in de PR wereld. Te vaak worden journalisten benaderd met berichten die niet relevant voor hen zijn. Persberichten blijven hierdoor liggen en het gewenste effect wordt niet bereikt. Maar hoe zorg je dat jouw persbericht opvalt tussen alle anderen? Ik sprak Martijn Hoek, oprichter van Smart.pr en Journa. Hij deelde 7 waardevolle tips voor ijzersterke PR die ik je niet wil onthouden.

Dit artikel verscheen eerder via 42Bis

Het allerbelangrijkste binnen Public Relations is jouw relatie met de journalist. Want de journalist is uiteindelijk degene waarvan je wil dat hij over jouw merk schrijft. Hoe vind je deze journalist? En hoe bouw je geschiedenis met hem of haar op om te zorgen dat je het de volgende keer beter kunt doen? Kortom, hoe zorg je ervoor dat jouw werk zo effectief mogelijk is ingericht waardoor de kans op publicatie groter wordt?

#1 Het begint bij een goede dataset

De tijd dat organisaties Excel documenten bijhouden met relevante journalisten is voorbij. Het bijhouden van je database aan journalisten is op die manier namelijk een tijdrovende klus. Verschillende tools, waaronder Smart.pr, bieden een up-to-date adressenbestand van journalisten. Met deze tooling vind je in een handomdraai de juiste relevante journalisten voor jouw persbericht. Daarnaast houdt de tooling rekening met veranderingen van functies van journalisten en van hun contactgegevens. Zo wordt jouw lijst met journalisten automatisch up-to-date gehouden.

#2 Wees selectief en spam niet

Gebruik de database vervolgens om journalisten op specifieke onderwerpen, locaties of interesses te filteren. Zorg er hiermee voor dat je de journalisten specifiek target om zo de relevante journalisten te bereiken, met onderwerpen waarin zij interesse hebben. Hou de lijsten wel behapbaar en spam vooral niet! Over organisaties die met hagel schieten en zo veel mogelijk journalisten benaderen om de kans op publicatie gevoelsmatig te vergroten, zegt Martijn:

“Op het moment dat je een journalist spamt met persberichten die voor hem/haar niet relevant zijn, is de kans klein dat hij de volgende keer je e-mail opent.”

Maak kruisselecties in onderwerpen. Zoek journalisten op bijvoorbeeld de onderwerpen ‘duurzaamheid’ in combinatie met ‘ondernemen’ op het moment dat je een bericht uitstuurt over duurzaam ondernemen. Het aantal journalisten gaat hiermee omlaag, maar je bereikt wel de meest relevante personen. Heb je geen database om te zoeken op de juiste tags? Zorg er dan voor dat je zelf relevante journalisten zoekt bij het desbetreffende onderwerp. Benader bijvoorbeeld journalisten die in het verleden al eens over dat onderwerp hebben geschreven.

#3 Leer van de acties die je doet

Je persbericht is uitgestuurd en het is tijd om te leren van de acties die je hebt ondernomen. Analyseer welke mailings door welke journalisten zijn geopend. Opent iemand wel jouw berichten over ‘hippe nieuwe dingen’, maar niet over kunst? Haal hem of haar dan uit de lijst ‘kunst’. Zorg ervoor dat je zelf kunt achterhalen welke onderwerpen aansluiten bij welke journalist.

Analyseer daarnaast je berichten. Hou de open-rate en het aantal kliks in de gaten. Hiermee kun je je berichten in de toekomst optimaliseren. Door te weten wie jouw persberichten hebben geopend en waarop is geklikt, kun je achterhalen wat voor die journalist interessant is. Zet de journalisten die jouw berichten hebben geopend en geklikt op een nieuwe lijst en benader deze in het vervolg als eerst met soortgelijke informatie.

#4 Bouw een goede relatie op met journalisten

Om een relatie met journalisten op te bouwen is het aan te raden om je contactmomenten en de informatie die je met hen hebt gedeeld in een CRM systeem bij te houden. Collega’s kunnen deze informatie ook terugzien en het geeft je de mogelijkheid om, als je de journalist weer spreekt, te refereren aan eerder contact. Op deze manier haal je meer uit de relatie.

#5 Let op de grootte van je bericht

Niet geheel onbelangrijk: hou er bij het versturen van je persbericht rekening mee dat de mailbox van de journalist die je benadert de hele dag volstroomt met persberichten. Zorg dus voor een opvallende titel en zorg ervoor dat je mail licht blijft. Denk aan het aantal MB’s die jouw bijlagen en afbeeldingen in beslag nemen. Verstuur je het persbericht via een tool, dan houdt deze daar waarschijnlijk automatisch al rekening mee. Binnen deze tooling worden je afbeeldingen en filmpjes namelijk opgeslagen op de server van de tool. Mocht dit niet het geval zijn, verklein dan je bestanden zo veel mogelijk.

Zorg er daarnaast ook voor dat je geen gekke opmaak meestuurt in je e-mail en dat de tekst direct te kopiëren is. Dit maakt de drempel voor de journalist lager, omdat je onnodig werk uit handen neemt.

#6 Zorg dat je bereikbaar bent

Zorg ervoor dat je naam en telefoonnummer duidelijk en makkelijk terug te vinden zijn, zodat de journalist je altijd kan bereiken. Geen grotere afknapper voor een journalist dan iemand die na het versturen van het persbericht niet meer bereikbaar is voor aanvullende vragen. Vermeld je persoonlijke contactgegevens zowel in de introtekst van je persbericht, waarin je het onderwerp persoonlijk introduceert, als ook onderaan.

#7 PR is sales

Binnen je Public Relations-functie is het goed om je te realiseren dat je bezig bent met sales. Je verkoopt misschien geen product, maar wel je idee. Let op: Je hebt geen recht op plaatsing en je kunt het dus niet eisen. Zorg er daarom voor dat de journalist over je wíl schrijven. Verkoop je verhaal aan hem of haar en zorg voor het optimaliseren van je gunfactor. Voeg de relevante journalist toe op Linkedin en zorg daarnaast voor voldoende contactmomenten met die journalisten die belangrijk voor je zijn. Verdiep je in de persoon en werk dus aan de relatie. Een relatie opbouwen doe je niet met één of twee persberichten. Dat kost tijd. Neem die tijd ervoor, heb geduld en je zult zien dat PR een waardevolle tool is.

Geïnspireerd? Deel dit bericht!
Linsey Jepma
Als Content & PR Coördinator hou ik me dagelijks bezig met de wondere wereld van webcare, chatbots, reputatiemanagement en data insights. Taal is zeg maar echt mijn ding en ik heb een onverklaarbare passie voor Neuromarketing en gedrag. Sparren? Dat kan! Connect ook met me op LinkedIn.

Gerelateerde items

OBI4wan • 5 minuten leestijd • 14/10/2021

‘Proactieve informatie kan klanten opleveren’

Klantinteractie is aan het veranderen en verschuift steeds meer naar conversational commerce. Consumenten hebben steeds ...
Lees verder Arrow right
Pearl • 7 minuten leestijd • 13/10/2021

Social Travel 30: Op weg naar herstel

Dit kwartaal zien we dat de KLM en TUI de koppositie hebben weten te behouden. Van der Valk Hotels is echter 15 posities...
Lees verder Arrow right
Levi • 11 minuten leestijd • 05/10/2021

Conversational AI inzetten voor de beste customer experience [4 trends]

In veel organisaties staat de klant centraal. Diezelfde klant heeft altijd en overal toegang tot informatie, een legio a...
Lees verder Arrow right