Provincie Gelderland: Wat doe je met berichten over jouw provincie?

Hoe maken we onze organisatie, de provincie Gelderland, gevoelig voor ‘het geluid van buiten’? Zodat onze collega’s bij het uitvoeren van hun projecten aandacht hebben voor de meningen, zorgen en vragen van inwoners van Gelderland? Dat is kort gezegd de inzet waarmee we eind vorig jaar zijn gaan nadenken over de inzet van een ‘newsroom’.

Voor ons is zo’n Newsroom een logische vervolgstap na de TamTam. In de TamTam halen we de berichten binnen die relevant zijn voor ons beleid en hoe we aan dat beleid uitvoering geven. De TamTam maken we dagelijks (alle werkdagen) en wordt enthousiast ontvangen en gelezen door een substantieel deel van onze collega’s. Voor velen was de TamTam een eye-opener: wat doen we als provincie eigenlijk veel verschillende dingen. En: Kijk eens: veel mensen in de provincie zien dat ook en zeggen er iets over op sociale media. En: Oei! De mensen zijn lang niet altijd blij met wat wij doen. Dat valt tegen!

Wij durven de stelling wel aan dat de TamTam onze organisatie omgevingsbewuster heeft gemaakt. Maar nu we weten wat er over ons wordt gezegd, doen we daar dan ook iets mee?

Na wat inlezen hebben we op 1 A4 onze keuzes opgeschreven. Hierbij hebben we rekening gehouden met de lengte van onze polsstok. We hebben immers beperkt uren en we krijgen steeds meer opdrachten voor issueanalyses.

We kwamen uit op een ‘TamTam Live’, één keer per week. Naar aanleiding van een geschikt item in de TamTam van die ochtend nodigen we de woordvoerder van de betreffende gedeputeerde, de projectleider, communicatieadviseur een webcaremedewerker en iemand van ons ‘Provincieloket’ (ons klant contact centrum) uit om in een kwartier samen te bespreken: Hoe moeten we dit opgevangen geluid duiden? Hoe raakt dit ons? en Moeten we hierop reageren?

In de eerste TamTam Live stelden we een aantal berichten centraal waaruit bleek dat een aantal mensen boos waren over de voorgenomen kap van bomen in een natuurgebied. De projectleider ging op onze uitnodiging in en vertelde hoe hij contact hield met alle betrokkenen in het gebied en iedereen had overtuigd van de goede bedoelingen. Van verzet zou er geen sprake meer zijn. Een dag later stond de projectleider tegenover tientallen boze boeren die met trekkers het bos hadden bezet en moest toezeggen dat de bomenkap voorlopig zou worden stilgelegd.

De praktijk blijkt nog lastig. Na één TamTam Live die zeer succesvol uitpakte en naar meer smaakte blijkt het toch niet altijd eenvoudig om bij een item dat vraagt om bespreking in een TamTam Live op tijd de betrokken collega’s bij elkaar te krijgen. Gaandeweg zullen we de komende tijd dus onze opzet wat moeten bijstellen, andere manieren moeten uitproberen om onze TamTam Live te laten werken. Want dat het waardevol kan zijn, daar zijn we van overtuigd.

Je kunt Peter en Casper bereiken via p.everaarts@gelderland.nl en c.stegeman@gelderland.nl