3 toepassingen van media monitoring tijdens een event

3-toepassingen-van-media-monitoring-tijdens-events-2

Het event waar je dagen, weken, misschien wel maanden naartoe hebt gewerkt gaat eindelijk van start! In de ideale situatie is online- en offline media monitoring op orde en zit een team klaar om te anticiperen, reageren en activeren. De toepassing van eventmonitoring wordt echter in veel gevallen onderschat waardoor de potentie onbenut blijft. In dit blog leggen we je daarom uit op welke wijze eventmonitoring kan bijdragen aan een betere organisatie en hogere klanttevredenheid.

Het monitoren van een event dient veelal 3 doelen:

  1. Crisiscommunicatie en -beheersing
  2. Klantenservice
  3. Marketing

Het is ondersteunend in de aanloop naar, tijdens en na afloop van het event en voorziet je van een extra rijk beeld van wat er leeft. Het biedt geen compleet beeld, maar is een aanvulling op het beeld wat de organisatie, medewerkers, sponsoren en bezoekers van het event hebben. Op basis van dit beeld ben je beter in staat om te anticiperen op risico’s en crisis. Daarnaast kun je realtime reageren op vragen en opmerkingen, zowel reactief als proactief. Tot slot kun je direct in contact komen met betrokken bezoekers en zorg je voor meer impact en bereik van je boodschap!

Crisismonitoring en risicoanalyse

Het monitoren van een crisis begint bij het inventariseren van risico’s. In de aanloop naar het event kun je reeds inschatten aan welke onderwerpen extra aandacht moet worden besteed. Dat kan te maken hebben met de locatie, het programma, catering of andere aspecten van het event.

Het is aan te raden om al deze aspecten vooraf in kaart te brengen met zoekwoorden. Zo weet je zeker dat je geen relevante berichten mist en kun je tijdig actie ondernemen zodra een incident zich voordoet. Voorkom echter informatie overload en prioriteer welke berichten je sowieso moet volgen. In mijn vorige blog over social media monitoring beschreef ik hoe je door middel van de 5W-methode kunt structureren en prioriteren.

Naast zoekwoorden (eventnaam, hashtags en accounts) is het ook verstandig te monitoren op geo-locatie. Niet elk bericht heeft een geo-locatie, maar het is een aanvulling van berichten die geen zoekterm bevatten. Zo biedt OBI4wan de mogelijkheid om álle tweets en Instagram posts binnen een specifiek gebied te monitoren.

#psveindhovendegekste

A post shared by Maussie040 (@maurieceke) on

Deze video toont de sfeer in het stadion tijdens de Champions League wedstrijd tussen PSV en Atletico Madrid. Naast een ‘vrij’ unieke hashtag en de geo-locatie bevat de post verder geen zoektermen. Deze post zou dus makkelijk gemist kunnen worden wanneer niet op locatie wordt gezocht.

 

Social media is dé plek voor realtime informatie wanneer een crisis zich daadwerkelijk voordoet. Vervolgens zorgt adequate en snelle communicatie ervoor dat je als organisatie een betrouwbare bron bent voor updates over de situatie. Een goede voorbereiding is in dit geval de beste strategie voor crisismonitoring!

Reactieve en proactieve service

Eventmonitoring helpt ook om vragen, opmerkingen en klachten te signaleren, zodat je hier met reactieve en proactieve service op kunt inspelen. Het is aan te raden om hier iemand verantwoordelijk voor te maken, zodat het niet ondersneeuwt wanneer het ‘erbij wordt gedaan’. Met een goede voorbereiding heb je een volledig overzicht van wat er speelt. Let er wel op dat je tijdens het event snel kunt inspelen op onvoorziene zaken, zoals trending hashtags van bezoekers.

Zorg er ook in dit geval voor dat jouw account dé bron is van correcte en tijdige informatie en laat bezoekers weten waar ze terechtkunnen met vragen en opmerkingen. Al deze berichten zijn een vorm van ongenuanceerde feedback, die weliswaar vaak vanuit emotie wordt gedeeld, maar daarmee wel waardevolle inzichten biedt voor de evaluatie van je event. Door actief het gesprek aan te gaan laat je zien dat je als organisatie waarde hecht aan feedback, ook al kun je daar op dat moment niet direct op acteren.

Het social team van Social Media Week Rotterdam zoekt actief naar alle tweets over het event. In dit geval haken ze proactief en laagdrempelig in met een aanbod om te helpen.

 

Activeren van bezoekers en hun netwerk

Wanneer je tijdig start met de promotie van je event via social media werk je niet alleen aan branding, maar ook aan activatie van je bezoekers en sponsoren. Zorg bijvoorbeeld voor korte interviews om als teaser in te zetten, maar gebruik ze ook als bron van inspiratie voor de juiste invulling van het event.

Tijdens het event kun je live narrowcasting inzetten om online berichten te tonen aan alle bezoekers. Op deze manier stimuleer je het gebruik van social media en de zichtbaarheid van de inhoud van je event voor de buitenwereld.

Een mooi voorbeeld hiervan is de inzet van Twitter en narrowcasting door Heembouw tijdens een vakbeurs in de Logistiek. Björn Bouwmeester licht toe: “Als partij die erg actief is op het gebied van social media, hebben we geprobeerd om de Twitter-activiteit tijdens de beurs te stimuleren. In onze stand was een grote Twitterwall te zien met alle tweets en foto’s rondom de beurs. Zelf ben ik de hele week aanwezig geweest om live verslag te doen via Twitter en onze website. Onze activiteit viel op deze manier in ieder geval op.”

Van voorbereiding en realtime service tot evaluatie

Naast een gedegen voorbereiding met de juiste zoektermen ter voorbereiding op crisiscommunicatie en service is het ook verstandig om te evalueren. Zo kijk je na afloop naar het grotere plaatje en herken je mogelijk patronen in de geplaatste berichten. Naast leer- en verbeterpunten geeft je ook inzicht in de activiteit van betrokken partners en sponsoren rondom het event.

obi4wan-rapportage-obievent-2

Na afloop van ons eigen #OBIevent brachten we in kaart hoe de berichtgeving zich gedurende de dag ontwikkelde. Daarnaast brachten we in kaart wie het meest actief was en a.d.h.v. sentiment analyseerden we hoe de inhoud van de dag werd ervaren. Tot slot keken we ook kritisch naar de inzet van engagement, waarbij KPI’s als reactiesnelheid en servicelevel evt. verbeterpunten opleveren.

Meer weten over de mogelijkheden van media monitoring voor events?

Wil je meer weten de toepassing van media monitoring voor crisis, online klantenservice en marketing? Neem voor een vrijblijvende demo contact met ons op via info@obi4wan.nl of bel naar 085 – 210 50 60.

 

 

Recommended Posts