Déclaration de confidentialité OBI4wan

La présente déclaration de confidentialité précise comment OBI4wan B.V. (« OBI4wan ») traite les données à caractère personnel visées par le règlement général sur la protection des données (RGPD), aussi bien pour les données de ses clients que pour son propre traitement des données à caractère personnel.


OBI4wan (1506 MA) est domicilié à Zaandam, Korte Hogendijk 2 (Pays-Bas) et est inscrite dans le registre du commerce et des sociétés néerlandais, auprès de la Chambre de commerce, sous le numéro 53021029.

1. À qui s’adresse cette déclaration

La présente déclaration de confidentialité s’applique à tous les utilisateurs de nos services et aux visiteurs de notre site Internet. La présente déclaration de confidentialité explique comment nous collectons, traitons et utilisons les données personnelles vous concernant.

2. Qui est OBI4wan ?

OBI4wan est une société à responsabilité limitée, domiciliée à Korte Hogendijk 2, 1506 MA Zaandam (Pays-Bas) et est inscrite dans le registre du commerce et des sociétés néerlandais, auprès de la Chambre de commerce, sous le numéro 53021029.

3. Quelles sont les activités d’OBI4wan ?

OBI4wan propose des solutions logicielles sous les noms suivants (OBI Brand Monitor, OBI Engage en OBI Bots) pour le suivi des marques, la communication centralisée du service clientèle numérique, qui comprend le webcare, la messagerie, la publication et la surveillance des médias sociaux et les chatbots.

3.1 Suivi des médias & gestion de la réputation :

L’objectif d’OBI Brand Monitor est de permettre aux clients d’en savoir plus sur leur marque, leurs consommateurs, leurs concurrents, et d’agir avec plus de certitude dans leur marketing et leurs communications. Pour le service OBI Brand Monitor, OBI4wan reçoit des données par le biais des termes de recherches, des robots d’indexation ou en passant des contrats directement avec les fournisseurs de contenu pour accéder aux données. Ces informations sont ensuite collectées, indexées et stockées dans la base de données afin d’évaluer les tendances actuelles de l’image de marque et de permettre au client d’agir en fonction de ces tendances. OBI4wan fournit aux clients un accès à sa base de données, ainsi qu’aux analyses des données qu’elle contient.

3.2 Webcare & Messagerie

L’objectif d’OBI Engage est de centraliser les communications du service clientèle échangées entre les clients et les organisations. OBI Engage comprend des fonctions liées au webcare, à la messagerie, à la publication sur les médias sociaux et au suivi. Il regroupe en un seul outil les comptes de médias sociaux détenus ou gérés par les organisations. Les organisations peuvent ainsi envoyer des messages publics et privés à leurs clients, publier du contenu et gérer leurs comptes de médias sociaux.

Avec l’autorisation émise par l’organisation, OBI4wan collecte les informations transmises par les comptes de médias sociaux et les applications de messagerie et les centralise dans sa solution pour les rendre disponibles à l’organisation elle-même. OBI Engage intègre également des possibilités de surveillance de la marque dans le cadre du processus continu d’amélioration d’OBI4wan pour fusionner les produits OBI Engage et OBI Brand Monitor en un seul produit.

3.3 Informations

L’objectif d’OBI Insights est d’aider les clients à tirer parti de leurs données. Une équipe d’analystes professionnels des médias aide les entreprises en leur donnant un aperçu de notamment l’impact, la réputation, le public cible, la valeur médiatique et les indicateurs clés de performance de leur organisation.

Toutes les informations, conclusions et recommandations sont clairement présentées dans les rapports. Des infographies, des extraits clés, des résumés de gestion et l’identité visuelle de l’organisation cliente font parler les données. Le client peut alors partager les informations directement avec les parties intéressées.

3.4 Chatbots & Communication :

L’objectif d’OBI Bots est d’aider automatiquement les clients en répondant à leurs questions 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 par le biais des canaux numériques réunis dans une seule solution. Il comprend le chat en direct, la messagerie et les comptes de médias sociaux (Facebook messenger, Whatsapp, Twitter DM et les canaux personnalisés).

Ces réponses automatiques sont définies par l’organisation et le chatbot est formé pour reconnaître les questions basées sur les conversations précédentes de l’organisation elle-même, afin qu’il puisse remplir ses fonctions de service auprès de la clientèle. Veuillez noter que les employés des clients d’OBI4wan peuvent également créer des contenus de message et échanger par le biais d’OBI Chatbot.

4. Pourquoi collectons-nous les données personnelles et à partir de quelles sources ?

OBI4wan recueille des informations, y compris des données à caractère personnel, auprès de diverses sources afin de fournir les services susmentionnés à ses clients. OBI4wan collecte deux types d’informations, à savoir les informations disponibles publiquement et les informations privées d’un client spécifique.

4.1 Informations disponibles publiquement

Les informations disponibles publiquement sont des informations qui n’ont pas été obtenues directement auprès de la personne concernée, mais qui ont été explicitement rendues publiques par la personne concernée sur Internet à la suite d’une publication sur des sites Web publics, des forums Internet et des plateformes de médias sociaux. Ces informations publiquement disponibles sont obtenues par des termes de recherches, par des robots d’indexation ou en passant directement un contrat avec les fournisseurs de contenu pour accéder aux données. Ces informations accessibles au public peuvent contenir les données personnelles suivantes :

  • Données d’identification : nom, nom d’utilisateur, pseudonyme ou autre identifiant ;
  • Contenu des messages : le contenu des messages publiés sous ce nom, nom d’utilisateur, pseudonyme ou tout autre identifiant (par exemple, commentaires, expressions, opinions, messages, etc. ) ;
  • Informations audio/visuelles : photo de profil ou autres images ou vidéos postées ou avec lesquelles vous avez interagi ;
  • Informations sur la localisation : localisation (le niveau de détail dépend de ce qui est fourni par la source de données). (est délibérément activé par l’utilisateur)

4.2 Informations privées

Les informations privées, sont des informations obtenues par le client en vertu de l’article 5 du RGPD auprès de la personne concernée et pour lesquelles OBI4wan n’agit qu’en tant que sous-traitant de ces informations pour le compte du client. Ces informations sont utilisées exclusivement pour aider ce client spécifique dans ses communications avec les clients par le biais d’une plateforme SaaS d’OBI4wan.Ces informations privées peuvent comprendre les informations personnelles suivantes :

  • Données d’identification : nom, nom d’utilisateur, pseudonyme ou autre identifiant
  • Contenu des messages : le contenu publié sous ce nom, ce nom d’utilisateur, ce pseudonyme ou tout autre identifiant (par exemple, commentaires, expressions, opinions, messages, etc. ) ;
  • Informations audio/visuelles : photo de profil ou autres images ou vidéos postées ou avec lesquelles vous avez interagi ;
  • Informations démographiques : intérêts et sexe ;
  • Informations sur la localisation : localisation (le niveau de détail dépend de ce qui est fourni par la source de données). (est délibérément activé par l’utilisateur)

4.3 Sources d’information

OBI4wan collecte, traite et stocke à la fois des informations disponibles publiquement et des informations privées sur les clients à partir des plateformes et sites web suivants, entre autres :

  • Plateformes de médias sociaux
  • Sites Internet avec avis
  • Forums
  • Blogs sur le Web
  • Sites d’information
  • En outre, OBI4wan propose également à ses clients, avec une licence payante, des contenus provenant de journaux, d’éditeurs et de plateformes.

5. Comment nous utilisons vos données personnelles

OBI4wan utilise les informations recueillies, y compris les données à caractère personnel, pour fournir à ses clients les services énumérés au paragraphe 3.

Pour ce type de traitement des données, la base juridique repose sur notre intérêt légitime à gérer nos activités et à fournir nos services à nos clients, y compris à fournir une technologie qui permet à nos clients d’agir facilement et convivialement, avec plus de sécurité.

Toutefois, la base juridique de notre traitement des données est également constituée si nous avons votre consentement (par exemple, lorsque le consentement est requis pour envoyer certaines communications marketing) ou lorsque le traitement est nécessaire pour remplir nos obligations légales (par exemple, en cas de réception de demandes provenant d’autorités réglementaires).

6. La durée de conservation de vos données

6.1 Informations publiquement disponibles

Les informations qu’OBI4wan collecte auprès de sources publiques sont conservées pendant une période de 3 ans. Les clients d’OBI4wan peuvent ainsi comparer les informations avec les périodes précédentes et procéder à des analyses basées sur des données historiques. Après une période de 3 ans, ces données sont définitivement supprimées de nos bases de données et ne sont plus collectées.

6.2 Informations privées

Les informations privées traitées par OBI4wan pour ses clients sont conservées conformément à la période de conservation des informations du client. Le client détermine la durée de conservation des informations et si le client résilie son contrat avec OBI4wan, toutes les informations privées du client sont définitivement supprimées de tous les systèmes et bases de données d’OBI4wan.

Il existe uniquement deux cas de dérogation possible aux délais de conservation susmentionnés : si OBI4wan est légalement obligé de conserver ces informations pendant une période plus longue ou si elle reçoit une demande de suppression provenant de la personne concernée.

7. Avec qui pouvons-nous partager vos données personnelles ?

7.1 En interne

Afin de traiter les informations et d’assister les clients, les employés d’OBI4wan doivent avoir accès aux informations collectées et sauvegardées. OBI4wan aspire à restreindre à un minimum le nombre de salariés ayant accès aux données. En outre, tous les salariés d’OBI4wan ont signé de déclaration de confidentialité.

7.2 Clients

Les informations collectées par OBI4wan sont uniquement mises à la disposition des clients par le biais de ses produits SaaS. Les informations publiquement disponibles peuvent être partagées avec tous les clients. Les informations privées sont uniquement mises à la disposition du client pour lequel elles ont été collectées et ne sont jamais partagées avec des tiers.

7.3 Sous-traitants

Pour la collecte, le traitement et le stockage des informations, OBI4wan a recours à de dénommés sous-traitants. Ces sous-traitants font partie du processus de production et il est donc techniquement nécessaire que ces parties aient accès aux informations. Toutefois, les sous-traitants ne sont pas autorisés à consulter ni à utiliser les informations à leurs propres fins. OBI4wan a conclu avec tous ses sous-traitants des accords, qui protègent l’utilisation de ces informations contre toute utilisation et tout abus.

8. Comment protégeons-nous vos données personnelles ?

8.1 Protection de données personnelles

OBI4wan respecte la législation prévue par le règlement général sur la protection des données (« RGPD ») et, en tant que responsable du traitement des données à caractère personnel, met également tout en œuvre pour protéger les droits de la personne concernée.

OBI4wan a désigné un délégué à la protection des données (« DPD ») chargé de superviser l’application et le respect du règlement général sur la protection des données au sein de l’organisation.

8.2 Sécurité des informations

OBI4wan est certifiée ISO 27001 pour sa sécurité informatique. Le système de gestion de la sécurité des informations d’OBI4wan est documenté et audité annuellement par une partie externe indépendante.

8.3 Conditions du service

OBI4wan fournit ses services conformément aux conditions de service définies par les plateformes de médias sociaux à partir desquelles les informations ont été obtenues. OBI4wan ne modifie pas les messages et transmet les informations à ses clients sans les modifier.

OBI4wan n’utilise pas non plus d’algorithmes, qui violent les lois applicables ou qui entraînent d’une autre manière un effet juridique important, pour prendre des décisions automatisées à votre sujet.

9. Où sauvegardons-nous vos données ?

OBI4wan utilise deux centres de données néerlandais sécurisés pour traiter et stocker les informations. En raison du large volume de données, OBI4wan utilise également les services cloud de fournisseurs réputés, tels que Google Cloud et Amazon Web Services. Toutes les données personnelles sont stockées et traitées dans l’Espace économique européen.

10. Vos droits à la confidentialité

Vous avez des droits en ce qui concerne vos données en vertu des lois applicables sur la confidentialité des données. Selon la loi applicable, vous pouvez :

  • demander l’accès aux données personnelles que nous détenons à votre sujet ;
  • nous demander de mettre à jour, de corriger, de supprimer, de refuser la vente ou de bloquer vos données personnelles ;
  • demander que nous cessions d’utiliser les données personnelles que nous détenons à votre sujet ;
  • déposer une plainte concernant notre utilisation de vos données personnelles auprès de l’autorité de protection des données du pays où vous vivez. Si vous avez une plainte à formuler au sujet de nos pratiques en matière de données, nous espérons que vous nous contacterez d’abord afin que nous puissions avoir la possibilité de réagir face à vos préoccupations ;
  • vous n’avez pas à être discriminé pour avoir exercé vos droits à la confidentialité.
    Pour exercer l’un de ces droits, poser des questions, faire part de préoccupations ou demander une copie de cette déclaration dans un format différent, veuillez nous soumettre une demande vérifiable à l’adresse suivante :


ou nous envoyer un mail à l’adresse : privacy@obi4wan.com;
ou

nous appeler au numéro 085- 210 5060

Vous seul(e), ou une personne que vous avez autorisée à agir en votre nom, pouvez faire une demande concernant vos données personnelles. Si vous faites une demande par l’intermédiaire d’un agent agréé, celui-ci doit fournir une autorisation écrite signée pour agir en votre nom, et il vous sera peut-être demandé de justifier votre identité auprès de nos services.

Afin de protéger vos données personnelles, nous pouvons vous demander de fournir des informations personnelles supplémentaires pour la vérification de votre identité. Les informations que vous fournissez ne seront utilisées que dans le cadre de la procédure visant à confirmer votre identité et à compléter votre demande. Si nous ne sommes pas en mesure de vérifier votre identité, nous ne pourrons répondre à votre demande, et ce, pour des raisons de protection de vos données personnelles.

Après avoir formulé une demande, vous recevrez une première réponse dans un délai raisonnable de la part d’OBI4wan Privacy Team, selon l’endroit où vous vivez. Toutes les informations que nous détenons de vous seront fournies dans un format facilement accessible et portable après réception de votre demande vérifiable, sauf dans les cas où nous n’en sommes pas légalement contraints ou nous n’en sommes pas autorisés. Nous respecterons le délai de réponse approprié qui s’applique à votre cas, en fonction de votre lieu de résidence. Nous pouvons demander un délai supplémentaire si nécessaire, conformément à la loi applicable.