Event Monitoring: die Rolle von Social Media bei Ihrer Eventorganisation

Für ein Event sind sie in dessen Vorlauf vollauf mit dem Aufbau, dem Einholen der nötigen Genehmigungen und der Gewährleistung der Besuchersicherheit beschäftigt.  Wie sieht es aber mit den Sozialen Medien aus, in denen sich viele Ihrer Event Besucher informieren und inspirieren lassen? Social Media darf als wichtiger Bestandteil im Eventplan nicht fehlen. So können Sie Im Voraus mögliche Fragen oder Probleme identifizieren, worauf Sie ihre Kommunikation abstimmen müssen. Bekommen Sie zum Beispiel häufig dieselbe Frage gestellt? Dann haben Sie die Möglichkeit, eine extra Nachricht an Ihre Besucher zu schicken, z.B. per E-mail oder über die Eventseite auf Facebook, Twitter oder Instagram. 

Auf den ringnahen General Campingflächen A5, B5, B5a, B5b, C1, C2, C3, C6a gibt es noch Platz für einzelne Zelte.
Gruppen fahren bitte direkt zum General Campingbereich Schwalbenschwanz.

Weiterlesen: https://t.co/uHThQclc8r pic.twitter.com/99ZxSS502n

— Rock am Ring (@rockamring) June 6, 2019

In dem obigen Beispiel informiert die Festivalorganisation von Rock am Ring Besucher darüber, welche Campingplätze noch Kapazitäten für einzelne Zelte haben und welcher Platz noch für Gruppen verfügbar ist.

SAFEBOXEN: Ihr wollt beim Deichbrand Festival 2019 ganz entspannt feiern und nicht dauerhaft eure Wertsachen und Taschen rumschleppen? Dann ab damit in die SafeBOXen von BigBoxBerlin ǀ Container-Architektur. Mit… https://t.co/JTT74A3b9Q

— DEICHBRAND Festival (@DEICHBRAND) March 15, 2019

Die Organisatoren vom Deichbrand Festival gibt hier proaktiv Antwort auf die Frage „Was mache ich während des Festivals mit meinen Wertsachen? Die Organisatoren des Immergut Festivals informiert Besucher in diesem Facebook Post über die Anreise.

Es ist soweit! Sie haben monatelang auf diesen Moment hingearbeitet und endlich ist der große Tag da. Sie sind bis in alle Details bestens vorbereitet. Die Besucher können kommen!

Erstellen Sie innerhalb Ihres Media Monitoring Tools gezielte Suchaufträge (search queries) rund um Ihr Event, um jederzeit zu wissen, was sich gerade auf Social Media abspielt. Selbstverständlich bestimmt Art und Inhalt Ihres Events, worauf Sie sich beim Monitoring richten. Der Veranstalter eines Marathons wird z.B. Beiträge rund um den offiziellen Veranstaltungsnamen und Hashtag beobachten, aber auch Beiträge rund um den Veranstaltungsort, das Wetter, die Verkehrssituation und Sicherheit monitoren.  Bei einem Festival denkt man eher an Themen wie Wetter, das Programm, Künstler, Zeltplätze, Parkplätze und Notfallpläne. 

Liebe Besucher, wie ihr schon selbst alle in euren Wetter-Apps gesehen habt, wird es voraussichtlich in 10-15 Minuten anfangen zu regnen. Etwaige Gewitter ziehen aber an uns vorbei. Wir halten euch selbstverständlich hier auf dem Laufenden. #Hurricane19 pic.twitter.com/vz4gNa3ETJ

— Hurricane Festival (@hurricanefstvl) June 20, 2019

Während des Events sollten Sie Peaks in den Suchaufträgen im Auge behalten und handeln, wo es erforderlich ist. Lassen Sie beispielsweise in Echtzeit ein sogenanntes ‚Narrowcasting‘ mitlaufen, damit Sie gut sehen können, was aktuell passiert. Dieses Beispiel vom Pinkpop-Festival in den Niederlanden verdeutlicht das sehr gut:

Die letzten Neuheiten im Social Media-Bereich machen es möglich, dass Sie über eine Liveschaltung zeigen können, was gerade auf Ihrem Event passiert. Instagram Stories und Snapchat sind beliebt, aber auch Facebook Live wird während Veranstaltungen immer häufiger genutzt. Außerdem könnte  Youtube-Video als Livestream Event eingesetzt werden.

Das Eurovision Songfestival wurde zwar live im TV ausgestrahlt, aber es gab zugleich auch Live-Übertragungen über diverse Social Media-Kanäle. Das belegt dieses video.

Selbstverständlich eignen sich für ein Event auch andere Medienplattformen wie Instagram (Stories) und Snapchat. Treffen Sie vorab eine gute Auswahl und verweisen Sie deutlich auf die genutzten Plattformen.  

Kundenservice über Facebook und co. ist mittlerweile zum Allgemeingut geworden. Sogar während eines Events wenden sich die Besucher mit ihren (praktischen) Fragen und Beschwerden an die Sozialen Medien. Einfach ignorieren funktioniert in der heutigen Zeit nicht mehr. Reagieren Sie darum auf Nachrichten, die direkt an Sie gerichtet sind und helfen Sie Ihren Besuchern weiter.

Nach der Veranstaltung möchten die Besucher Ihres Events oder Festivals gern in den Sozialen Medien auf das Erlebte zurückblicken. Festivalgänger möchten das legendäre Konzert ihrer Lieblingsband noch einmal (oder hundertmal) ansehen. Teilen Sie also auf jeden Fall die die coolen Aftermovies. 

Terwijl iedereen aan het bijkomen is van Pinkpop 2019 blikken we nog een keer terug. Wat was jouw top 5 van het weekend? #Pinkpop #PP19 pic.twitter.com/gPX3tCVJxH

— Pinkpop festival (@pinkpopfest) June 12, 2019

Haben Sie ein Business Event organisiert? Teilen Sie dann die interessantesten Keynotes der Gastredner und Ihre Besucher werden Ihnen dafür dankbar sein.  

Auch unzufriedene Besucher teilen ihr Feedback öffentlich in den Sozialen Medien. Nehmen Sie jedes Feedback ernst und nutzen Sie es als Motivation, um die Veranstaltung nächstes Jahr noch besser zu organisieren. 

Durch Media Monitoring sind Sie in der Lage Ihr eigenes Event zu analysieren, und zwar mit Hilfe eines Reports aller Aktivitaten. Worüber sprechen die Besucher während dem Event? Wieviele Nachrichten waren direkt an die Organisatoren gerichtet? Wieviele Beschwerden und Komplimente sind eingegangen? Wenn Sie das gleiche Event mehrmals hintereinander organisieren, können Sie die Ergebnisse der letzten Jahre miteinander vergleichen, wie z.B. die untenstehende Grafik zu Pinkpop zeigt:

Analysen helfen Ihnen dabei, Verbesserungspunkte und Erfolge zu messen und diese als Ausgangspunkt für ein noch erfolgreicheres Event zu nutzen. Organisieren Sie gerade ein Event und interessiert es Sie, welche Möglichkeiten Ihnen das Monitoring für Ihr Event bietet? Nehmen Sie dann Kontakt mit uns auf.