3 Anwendungsbereiche von Media Monitoring während eines Events

Event-Monitoring

Die Veranstaltung, auf die Sie Tage, Wochen, vielleicht sogar Monate hingearbeitet haben, geht endlich los! Sie wollen natürlich sichergehen, dass das Event reibungslos verläuft und das eventuelle Vorfälle so schnell wie möglich gelöst, oder besser noch, verhindert werden. Der Einsatz von Event Monitoring ist hier von unschätzbarem Wert. Indem Sie mittels (Social) Media Monitoring genau beobachten, was sich rund um das Event abspielt, sehen Sie in Echtzeit, wenn irgendwo Ihr Einsatz gefordert ist. Die Anwendung von Event-Monitoring wird allerdings in vielen Fällen unterschätzt, wodurch Potenziale ungenutzt bleiben. 

Eine Veranstaltung mit Media Monitoring zu überwachen, dient generell drei Zielen:

  1. Krisenkommunikation und -kontrolle
  2. Kundenservice
  3. Marketing

Media Monitoring bietet bereits in der Planungsphase von Veranstaltungen wichtigen Input und hilft Ihnen eventuelle Schwachstellen zu entdecken. Auch für die Vermarktung des Events ist die Medienbeobachtung ausgesprochen wichtig. Sie hilft Ihnen dabei Ihre Zielgruppe besser kennenzulernen, die Stimmung zu peilen und Influencer zu identifizieren. Dieses Bild ist zwar nicht umfassend, aber bietet eine Ergänzung zu dem, was das Unternehmen, die Mitarbeiter, Sponsoren und Besucher von der Veranstaltung haben. Basierend auf diesem Image können Sie Risiken und Krisen besser antizipieren. Darüber hinaus können Sie während des Events in Echtzeit auf Fragen und Kommentare sowohl reaktiv als auch proaktiv reagieren. Letztlich bewirkt es, dass Sie direkt mit Besuchern in Kontakt treten können und somit für mehr Einfluss und Reichweite Ihrer Botschaft sorgen!

Krisen-Monitoring und Risikoanalyse

Die Überwachung einer Krise beginnt mit der Bestandsaufnahme der Risiken. Im Vorfeld eines Events können Sie bereits abschätzen, welche Themen besondere Aufmerksamkeit benötigen. Das kann mit dem Standort, dem Programm, dem Catering, der Wetterlage oder anderen Aspekten der Veranstaltung zu tun haben.

Es ist empfehlenswert, diese Aspekte im Voraus anhand von Keywords (Suchbegriffen) zu analysieren. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Sie relevante Nachrichten nicht verpassen und Sie sofort handeln können, sobald ein Vorfall eintritt. Vermeiden Sie jedoch eine Informationsüberflutung und legen Sie fest, welche Beiträge Sie folgen müssen. In meinem letzten Blog-Artikel über Social Media Monitoring wird beschrieben, wie Sie anhand der 5W-Methode Strukturen und Prioritäten setzen können.

Außer nach bestimmten Wörtern (Name des Events, Hashtags und Accounts) zu suchen, ist es auch sinnvoll, den Standort zu monitoren. Nicht jeder Beitrag enthält einen geographischen Ort, aber es ist eine Ergänzung für die Berichterstattung, die keine der Suchwörter enthält. So bietet OBI Engage die Möglichkeit, alle Tweets und Instagram-Posts innerhalb eines spezifischen Gebietes zu überwachen.

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#psveindhovendegekste

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Dieses Video zeigt die Stimmung in dem Stadion während dem Champions League Spiel zwischen PSV und Atletico Madrid. Außer einem ‘ziemlich’ ungewöhnlichen Hashtag und der Ortsangabe enthält der Post keine weiteren Suchwörter. Dieser Post könnte also einfach verpasst werden, wenn nicht auch nach dem Standort gesucht wird.

 

Social Media ist genau der richtige Ort für Informationen in Echtzeit, wenn tatsächlich eine Krise auftritt. Dann sorgt eine angemessene und schnelle Kommunikation dafür, dass Sie als Unternehmen eine verlässliche Quelle für Updates zur Situation sind. In diesem Fall ist eine gute Vorbereitung die beste Strategie für das Krisen-Monitoring!

Reaktiver und proaktiver Service

Das Monitoring eines Events hilft auch dabei, Fragen, Bemerkungen und Beschwerden zu erkennen, damit Sie darauf mit reaktivem und proaktivem Service entsprechend reagieren können. Es ist empfehlenswert, einer geeigneten Person die Verantwortung zu übertragen, die sich darum kümmert, dass nicht verloren geht. Mit einer guten Vorbereitung haben Sie einen vollständigen Überblick über das, was vor sich geht. Achten Sie darauf, dass Sie während eines Events schnell auf Fragen und unvorhergesehene Angelegenheiten reagieren können, wie zum Beispiel Trending-Hashtags von Besuchern.

Sorgen Sie in diesem Fall auch dafür, dass Ihr Account die Quelle für richtige und rechtzeitige Informationen ist und lassen Sie die Besucher wissen, an wen sie sich mit ihren Fragen und Anmerkungen wenden können. All diese Beiträge sind eine Art nicht gefiltertes Feedback, oft emotional geladen, das wertvolle Erkenntnisse für die Bewertung Ihrer Veranstaltung liefert. Indem Sie sich aktiv an den Gesprächen auf Sozialen Netzwerken beteiligen, zeigen Sie, dass Sie als Unternehmen Wert auf Feedback legen, auch wenn Sie zu dem Zeitpunkt nicht direkt etwas unternehmen können.

Tweet prokativer KundenkontaktDas Social Team von Social Media Week Rotterdam suchte aktiv alle Tweets über das Event. Bei dieser Gelegenheit meldeten sie sich proaktiv und boten unkompliziert an, zu helfen.

 

Aktivieren von Besuchern und deren Netzwerk

Wenn Sie rechtzeitig mit der Werbung für Ihre Veranstaltung über Social Media anfangen, erzielen Sie nicht nur ein besseres Branding, sondern bewirken auch, dass sich Besucher und Sponsoren aktiv beteiligen. Sie können zum Beispiel ein paar kurze Interviews einstellen, die als Teaser eingesetzt werden.

Während der Veranstaltung können Sie ein Live-Narrowcasting einsetzen, um alle Besuchern live über das Event zu informieren. Mit dieser Methode wird die Nutzung von Social Media angeregt und auch die Sichtbarkeit der Inhalte Ihres Events für die Außenwelt.

Ein gutes Beispiel dazu ist der Einsatz von Twitter und Narrowcasting des Logistik-Unternehmens Heembouw während einer Fachmesse. Björn Bouwmeester erläutert: “Als Unternehmen, das auf dem Gebiet von Social Media sehr aktiv ist, haben wir versucht, die Twitter-Aktivität während der Messe zu verstärken. Auf unserem Stand war eine große Twitterwall zu sehen, mit allen Tweets und Fotos zur Messe. Ich war die ganze Woche persönlich anwesend, um live über Twitter und auf unserer Website zu berichten. Unsere Aktivitäten fielen hierdurch auf jeden Fall auf.”

Von der Vorbereitung über Realtime-Service bis zur Auswertung

Neben einer gründlichen Vorbereitung mit den richtigen Suchwörtern als Vorbereitung auf die Krisenkommunikation und den Service, ist auch die Bewertung einer Veranstaltung sinnvoll. Sehen Sie sich nach Ablauf das Ganze noch einmal an, dann werden Sie möglicherweise Muster in den gesendeten Beiträgen erkennen können. Außer Verbesserungspunkten und Lernmomenten werden Sie so auch zusätzliche Erkenntnisse über die Aktivitäten der betreffenden Partner und Sponsoren bei dem Event erhalten.

Reporting #OBIevent

Nach Ablauf unseres eigenen #OBIevent haben wir untersucht, wie sich die Beiträge während des Tages entwickelten. Außerdem haben wir festgestellt, wer am aktivsten war und anhand der Stimmung konnten wir analysieren, wie der Tag erlebt wurde. Zum Schluss haben wir kritisch das Besucher-Engagement betrachtet, wobei KPIs wie Reaktionszeit und Servicelevel sich als mögliche Verbesserungspunkte herausstellten.

Möchten Sie mehr über die Möglichkeiten von Media Monitoring für Events erfahren?

Vereinbaren Sie eine kostenlose Demo oder kontaktieren uns unter der Nummer +49 (0)30 959 98 61 50 an.

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